OKR Resources
Apa Itu OKR ?
Goal yang baik harus menggambarkan 2 hal: apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara mengukur pencapaian tersebut. Tanpa pengukuran, hal tersebut bukan sebuah goal, melainkan keinginan saja. Selaras dengan pernyataan ini, OKR terdiri dari dua komponen: objective dan key results. Objective adalah goal umum yang ingin dicapai perusahaan dan diukur secara kualitatif (“What”). Sementara, key results adalah goal spesifik yang dilakukan untuk mencapai objective dan hasilnya dapat diukur secara kuantitatif (“How”). Idealnya, satu objective diturunkan ke dalam 3-5 key results.
Pemahaman Mudah Mengenai OKR
OKR digunakan untuk menetapkan goal dalam suatu periode tertentu, biasanya dalam jangka waktu 1-3 bulan. Dengan adanya OKR, karyawan dapat secara efektif mengetahui goal yang perlu dicapai dan mengarahkan kinerjanya secara efektif untuk mencapai goal tersebut dalam keseharian kerjanya. Berikut ini beberapa contoh dari OKR grup di perusahaan.
Sales
- O Mencapai target penjualan sales di Q4 2020.
- KR1 Menghasilkan keuntungan sebesar Rp 100.000.000
- KR2 Mencapai volume sales sebanyak 2.000 pcs
- KR3 Menjaga margin di atas 45%
Human Resources
- O Meningkatkan efisiensi dari proses rekrutmen.
- KR1 Mengurangi recruitment cost sebesar 8%
- KR2 Mengurangi rata-rata waktu pengisian lowongan kerja dari 10 hari menjadi 7 hari
Product Manager
- O Meneliti, menganalisa, dan memahami pendapat user mengenai produk.
- KR1 Melakukan 30 sesi uji coba produk pada pengguna lama dan baru
- KR2 Mencapai rata-rata skor NPS sebesar 9.0
Sejarah Singkat OKR
Kelahiran OKR diawali oleh Peter Drucker sebagai ‘pemikir manajerial’ pertama yang memperkenalkan sistem Management by Objectives (MBO) pada tahun 1950. Konsep awal tersebut kemudian dikembangkan menjadi OKR oleh Andy Grove pada tahun 1970, yang pada saat itu menjabat sebagai CEO Intel. Popularitas OKR kian meningkat di tahun 1999, ketika John Doerr, yang sebelumnya bekerja di Intel di bawah kepemimpinan Andy Grove, memperkenalkan sistem tersebut kepada Google.
Implementasi OKR di Google berdampak pada perkembangan yang pesat dan masih digunakan hingga hari ini. Selain Google, perusahaan besar lainnya yang menggunakan OKR di antaranya:
Mengapa OKR Berbeda?
Pada dasarnya, OKR adalah sistem goal-setting yang dapat disandingkan dengan metode lainnya seperti KPI, balance scorecard, dan lain sebagainya, namun, OKR berbeda setidaknya dalam 3 poin berikut ini.
- Siklus yang pendek. OKR biasanya dibuat dan diatur ulang dalam jangka waktu 1-3 bulan.
- Lebih aktif dan transparan. OKR umum untuk dibuka/diperlihatkan secara rutin dalam grup/perusahaan dan aktif dibicarakan untuk mendukung update progress dan pencapaian goal secara tepat waktu.
- Kolaborasi top down dan bottom-up. Biasanya goal dalam perusahaan diatur dari atasan kepada bawahan (top-down). Hal ini tentunya diperlukan karena manajemen mengetahui konteks dan visi perusahaan secara umum. Akan tetapi, pembuatan OKR bersifat lebih fleksibel, di mana setiap orang dapat menyesuaikan OKR-nya sendiri menurut goal yang lebih tinggi (misalnya goal grup/ perusahaan) yang akan divalidasi oleh manager sebelum ditetapkan sebagai OKR individu tersebut (bottom-up).
Perbedaan OKR dan KPI:
Pada dasarnya OKR dan KPI merupakan 2 hal yang saling melengkapi satu dengan yang lain. OKR berfokus untuk mencapai sebuah tujuan (objective) dengan berhasil menyelesaikan key result turunannya. Sementara, KPI umumnya berfokus pada pengukuran metrics tertentu. Perbedaan penggunaan KPI dan OKR sebagai sistem manajemen performa karyawan dapat dilihat sebagai berikut.
Sederhana
OKR terdiri dari 3-5 Objective, masing-masing Objective memiliki 3-5 Key Result dan setiap Key Result dapat diukur dengan skor 0-100%
Efektif
OKR terdiri dari 3-5 Objective, masing-masing Objective memiliki 3-5 Key Result dan setiap Key Result dapat diukur dengan skor 0-100%
Terukur
Proses kerja dapat dimonitor, transparan dan hasilnya dapat diukur dengan angka
Relevan
Sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan professional di zaman digital ini
KPI
- Mengidentifikasi masalah
- Meningkatkan area-area tertentu
- Memantau kinerja
OKR
- Memecahkan masalah
- Meningkatkan proses
- Mendorong inovasi
- Mengarahkan fokus secara spesifik
- Mengukur hasil
Dampak & Keunggulan OKR
Karyawan merupakan aset terpenting dalam menjalankan suatu perusahaan dan seringkali ‘manajemen manusia’ menjadi tantangan yang besar bagi perusahaan.
Dalam menjalankan perannya, karyawan perlu mengetahui makna dari pekerjaannya, apa yang mereka kerjakan, dan mengapa mereka perlu melakukan pekerjaan tersebut. Hal ini berhubungan dengan efektivitas karyawan, yang juga berkaitan secara langsung terhadap performa perusahaan. Dalam hal ini, OKR dapat memberi dampak yang signifikan terhadap diri karyawan maupun perusahaan.
Dampak OKR terhadap personal karyawan:
- OKR memperjelas visi yang akan dicapai
- OKR menolong karyawan dalam menentukan prioritas yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan
- OKR menunjukkan performa seperti apa yang diharapkan dari masing-masing karyawan
- OKR mengarahkan karyawan untuk bergerak di jalur yang tepat
- OKR membantu karyawan mengarahkan fokus pekerjaan harian kepada tujuan yang penting
Dampak OKR terhadap perusahaan/bisnis:
OKR menunjukkan sebuah sistem kerja di mana pekerjaan satu orang berhubungan/selaras dengan pekerjaan lain, yang pada akhirnya berdampak pada goal perusahaan secara umum. Ketika karyawan menyadari pekerjaannya belum mencapai ekspektasi dan menghambat pencapaian grup/perusahaan, hal ini akan mendorong karyawan untuk bekerja dengan lebih maksimal. Ketika setiap karyawan menyadari bahwa pekerjaan mereka penting, maka hal ini juga akan meningkatkan komitmen karyawan terhadap pekerjaan yang mereka lakukan. Apabila karyawan di perusahaan serempak mengalami hal ini, maka perusahaan akan digerakkan oleh karyawan yang termotivasi untuk bekerja secara optimal di pekerjaan dan mencapai goal diri, grup, maupun perusahaan.
Karyawan menjadi lebih fokus dengan progress mereka, lebih bertanggung jawab dengan pekerjaannya dan mengurangi pemborosan waktu untuk kegiatan lain yang non-esensial/mengurangi efektivitas. Secara keseluruhan, OKR memberikan dorongan yang besar untuk meningkatkan fokus dan produktivitas organisasi.
Selain itu, keunggulan OKR juga terletak pada sifatnya yang sederhana, efektif, terukur, dan relevan.
Sederhana
OKR terdiri dari 3-5 Objective, masing-masing Objective memiliki 3-5 Key Result dan setiap Key Result dapat diukur dengan skor 0-100%.
Efektif
Penggunaan OKR memastikan bahwa setiap karyawan bergerak kepada tujuan yang sama dan sangat menolong dalam menentukan fokus dan prioritas pekerjaan.
Terukur
Proses kerja dapat dimonitor, transparan dan hasilnya dapat diukur dengan angka.
Relevan
Sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan professional di zaman digital ini.
Cara Membuat OKR
Meskipun terlihat sederhana, OKR perlu dibuat dengan tepat dan cermat. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat OKR:
Objective: “Apa yang ingin dicapai oleh perusahaan/grup/saya?”
- Merupakan kalimat kualitatif yang sederhana, mudah diingat, dan dipahami
- Harus menginspirasi, memotivasi, dan menantang karyawan maupun grup
- Singkat tetapi mampu menggambarkan tujuan dan hasil yang diharapkan
- Tidak harus menggunakan bahasa yang formal dan dapat disesuaikan dengan budaya perusahaan
Kriteria Objective:
- Actionable. Dapat dijalankan oleh karyawan maupun grup secara independen.
- Inspirational. Dapat menyemangati dan memberi makna bagi karyawan dalam melakukan pekerjaan.
- Time Bound. Memiliki batas waktu sehingga pekerjaan dilakukan secepat mungkin, umumnya OKR dibuat per 3 bulan.
Key Result: “Bagaimana cara perusahaan/grup/saya mencapai tujuan tersebut?”
- Berupa serangkaian turunan dari objective
- Bersifat spesifik dan kuantitatif sehingga progresnya dapat diukur secara jelas
- Memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang harus dikerjakan untuk mencapai goal
Kriteria Key Result:
- Dapat diukur dengan angka
- Menggambarkan hasil
- Dapat memberikan bukti penyelesaian
- Setiap objective biasanya memiliki 2-5 key result
Kesalahan yang sering dilakukan dalam membuat OKR:
- Setiap grup/individu memiliki objective dan key results lebih dari 5
- Key results tidak dapat diukur karena tidak dapat dikuantifikasi
- Menuliskan banyak tugas-tugas kecil dan tidak penting
- Sulit untuk dipahami oleh rekan kerja lain
- Kurang menantang atau terlalu sulit
Tips mengevaluasi OKR:
Setelah Anda selesai membuat OKR, Anda bisa melakukan evaluasi terhadap OKR yang dibuat dengan menjawab 2 pertanyaan ini :
- Apakah OKR mengukur usaha dan hasil?
- Apakah OKR fokus kepada objective dan cara mencapai objective yang ada?
Jika jawaban dari kedua pertanyaan di atas adalah ‘Ya’, artinya Anda telah membuat OKR yang baik dan Anda dapat mengujinya pada grup atau diri Anda secara pribadi.
Langkah Penerapan
OKR merupakan kerangka kerja yang cukup menjanjikan. Jika metode ini ingin diterapkan di perusahaan, penting untuk terlebih dahulu memahami cara-cara terbaik agar penerapan OKR dapat berjalan secara optimal. Berikut ini merupakan praktik terbaik OKR yang terbagi dalam 4 langkah:
Desain
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan OKR perusahaan. Jika Anda adalah seorang eksekutif, maka rapat eksekutif perlu dilakukan untuk mengkaji situasi perusahaan dan menentukan OKR perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi saat ini. Hal ini sangatlah penting karena OKR tersebut akan menentukan arah perusahaan, setidaknya untuk kuarter terdekat berikutnya. Setelah OKR perusahaan ditentukan, komunikasikan kepada manager/team leader dan perusahaan untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki fokus dan pemahaman yang sama mengenai goal perusahaan.
Jika Anda adalah seorang manager atau team leader, maka Anda perlu menentukan OKR grup dan personal pada grup Anda. Anda boleh mulai dengan menentukan OKR grup yang kemudian diturunkan kepada anggota, atau sebaliknya dari anggota grup terlebih dahulu sebelum menyusun OKR dalam skala yang lebih besar. Pada saat menentukan OKR personal/grup, ikuti arahan eksekutif dan jadikan OKR perusahaan sebagai konteks sekaligus tujuan akhir yang dicapai. Di saat yang bersamaan, pertimbangkan juga umpan balik dari grup Anda untuk memfasilitasi proses yang kolaboratif (top-down dan bottom-up).
Implementasi
Setelah OKR ditentukan, maka eksekutif dan manager perlu melakukan penyelarasan strategis untuk memastikan bahwa OKR dipahami, dijalankan, dan akan dilaporkan secara berkala oleh karyawan perusahaan. OKR training juga dapat diadakan bagi manager dan karyawan untuk memastikan bahwa seluruh karyawan memahami OKR dengan tepat.
Monitoring
Manager atau team leader wajib memantau progres karyawan untuk memastikan OKR dapat tercapai. Performa karyawan akan dipantau melalui check-in rutin, serta update progres dan performa kerja yang dilakukan secara berkala yaitu dalam jangka waktu per-minggu, per-bulan, dan per-kuarter beserta fokus harian yang di-update setiap harinya.
Evaluasi
Evaluasi OKR biasanya dilakukan pada akhir setiap periode, umumnya di akhir kuarter/semester/tahun. Pada tahap ini, pencapaian goal dan performa karyawan akan ditinjau kembali dan dinilai progres pencapaiannya. Setelah tahap evaluasi selesai, maka Anda dapat kembali membuat OKR baru atau melakukan penyesuaian ulang terhadap OKR untuk periode berikutnya.
Tentu saja tetap ada kemungkinan OKR gagal saat pertama kali diterapkan, karena meskipun penyusunan OKR cukup sederhana, tetapi proses penerapannya tetap membutuhkan waktu beradaptasi dan seringkali diperlukan perubahan budaya di dalam perusahaan.
Jangan khawatir, masa transisi adalah masa yang paling baik untuk mempelajari apa yang baik dan cocok (atau sebaliknya) bagi perusahaan Anda. Jika Anda tertarik untuk menerapkan OKR, Anda dapat memulai percobaan dengan satu grup kecil dan amati perkembangan OKR pada grup tersebut. Hal ini dapat meningkatkan kemampuan Anda dalam menyusun dan menerapkan OKR, yang akhirnya meningkatkan kemungkinan keberhasilan penerapan OKR di skala perusahaan.